Zeiterfassung
Projektzeiterfassung
Mach aus jeder gearbeiteten Stunde eine bezahlte Stunde.
Online oder per App
Live-Projekt-Auswertungen inklusive
Made & Hosted in Germany
DSGVO & GoBD-sicher
Die Projektzeiterfassungssoftware für Agenturen, Berater, Dienstleister, Handwerk & mehr – von Freelancer bis Mittelstand.
Rated excellent
800+ Clients
Erfasst in Sekunden:
Durch die 7 Methoden zur Zeiterfassung findet jeder im Team die passende für sich – so wird das nervige Buchen zur Sekundenaufgabe. Zeigen wir dir live in unserer Demo.
Erfasst in Sekunden:
Direkt zur Rechnung, ohne Übertragen
Worksdone zeigt dir welche Projektstunden noch nicht abgerechnet wurden und erstellt dir daraus direkt eine vorbereitete Rechnung. Inklusive E-Rechnung und Export zu Steuerberater.
Direkt zur Rechnung, ohne Übertragen
Wie laufen deine Projekte wirklich?
Sieh alle Projekte mit Live-Auswertung zu geplanten vs. geleisteten Stunden, eurer Marge, Restlaufzeitprognose sowie E-Mail-Warnungen.
Wie laufen deine Projekte wirklich?
Automatische Stundennachweise für deine Kunden
Exportiere erfasste Stunden als Stundennachweis oder lasse sie automatisch als Anhang für deine generierten Rechnungen erzeugen. Du kannst jederzeit kontrollieren und korrigieren.
Automatische Stundennachweise für deine Kunden
Gesetzeskonform, sicher und gut vernetzt
Worksdone arbeitet nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz und EU-Richtlinien. Zudem kannst du z.B. Rechnungen direkt exportieren zu deinem Steuerberater oder als E-Rechnung.
Gesetzeskonform, sicher und gut vernetzt
Die digitale Arbeitszeiterfassung für Agenturen, IT-Dienstleister, Berater, Handwerksbetriebe und mehr.
Online oder per App
EuGH- und DSGVO-konform
Made & Hosted in Germany
Weniger Monatsende-Chaos. Mehr bezahlte Arbeit.
Worksdone ist die Projektzeiterfassungssoftware, die Zeiterfassung, Projektmanagement und Abrechnung verbindet. Dein Team bucht in Sekundenschnelle und du siehst in Echtzeit, wie das Projekt läuft und rechnest es ab.
Projektzeit online erfassen
optional mit Kunde, Projekt, Aufgabe
Mobile App
für iOS & Android
Erfassung per Sprache
mit KI-Assistenz Awi
Freigabeprozess
optional
Intelligente Rechnung
aus erfassten Zeiten
Stundennachweis
Als Export oder Rechnungsanhang
Individuelle Stunden- & Tagessätze
Projektcontrolling
Budget Ist vs. Soll, Prognose, Marge
So einfach, dass es dein Team wirklich nutzt.
Jede Zeiterfassung scheitert an derselben Stelle: Sie ist zu umständlich, also macht sie keiner. Deshalb kannst du bei Worksdone auf sieben einfache und schnelle Arten buchen, sodass es zu jedem in deinem Team passt.
Sieh sie dir live an:
Zieh deinen Zeitblock per Maus oder Finger – fertig.
Starte den Timer bei Arbeitsbeginn, stoppe ihn bei Feierabend oder tracke pro Projekt – die Zeit wird automatisch zu deiner Arbeitszeit zusammengefasst.
Einfach Termine automatisch aus Outlook oder Google Calendar übernehmen. Wieder Klicks gespart.
- schnell unterwegs Arbeits- und Projektzeiten erfassen
- Verfügbar für alle Geräte (Android & iOS)
Trag Zeiten manuell ein, wenn du sie lieber am Ende deines Tages oder der Woche gesammelt nachbuchst.
Sag oder schreib unserem digitalen Assistenten Awi „Buche heute Arbeitszeit von 8 bis 17 Uhr, 1 Stunde Pause ab 12″ – den Rest erledigt zuverlässig dein KI-Assistent für dich.
Deine Mitarbeiter scannen beim Kommen und Gehen einen QR- oder Barcode.
Zusätzlich kannst du Codes für einzelne Orte oder Arbeitsstationen erstellen.
Bequeme Projektzeiterfassung.
Einfach und genau.
Jede Zeitbuchung kann bei Worksdone direkt an einem Kunden, Projekt, Teilprojekt und einer Aufgabe hängen.
- Favoriten anpinnen für alles, worauf du täglich buchst
- Abrechenbar und intern unterscheiden
- Interne Kostensätze und Kundensätze getrennt hinterlegen
- Notizen anhängen für genauere Dokumentation
Nachher auswerten ist gut. Vorwarnung ist besser.
Die meisten Projekte kippen unbemerkt. Damit dir das nicht passiert, siehst du bei Worksdone in einer Übersicht, wie es um deine Projekte steht.
- Soll-Ist-Vergleich zum Projektbudget
- Restaufwand in Echtzeit
- Warnung, bei 80/90/100% Budgetausschöpfung per E-Mail
- Auslastung pro Person und Woche im Blick
- Marge im Blick
Kundenversprechen halten, ohne Team-Überlastung
Worksdone hilft euch, mit eurer Arbeit erfolgreich auf Kurs zu bleiben, zum Beispiel mit:
- Abwesenheiten & Auslastung im Überblick
- Überstunden-Monitor
- Teamplaner mit Wochen- und Monatsansicht
- Kalendersynchronisation z.B. von Outlook und Google
Keinen Umsatz liegen lassen
Mit Worksdone kannst du auch Rechnungen aus deiner geleisteten Arbeitszeit erstellen:
- Rechnungen direkt aus erfasster Projektzeit erstellen
- E-Rechnung mit XRechnung & ZUGFeRD
- DATEV-Export zum Steuerberater
- Weitere Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen etc.
Sorglos gesetzeskonform
Worksdone ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland & EU gemacht:
- Entwicklung, Hosting & Support in Deutschland
- DSGVO- & EU AI Act konform
- Konform mit Arbeitszeitgesetzen in DE & EU
- Personaldaten bleiben sicher durch klares Rechte- & Rollenkonzept
Umstieg ohne Sorgen
- Ewig lange Einführung
- Produktivitätsverlust
- Doppelpflege
- Aufwendiges Daten kopieren
Bequemer Umzugsservice für deine Daten
Starte mit unserem Umzugsservice für deine Daten voll produktiv bei Worksdone und spar dir das Einrichtungs-Chaos.
Erlebe Worksdone live
In unserer kostenlosen 30-Minuten-Online-Demo zeigen wir dir alles und beantworten deine Fragen.
- Alle Funktionen ansehen
- Passfähigkeit für dein Business klären
- Voller Support für deine Fragen
Warum zu Worksdone wechseln?
Das sagen unsere Kunden:
„Die Einführung bei Worksdone war in einem Tag erledigt. Plug & Play – genau das, was wir als agiles Beratungsunternehmen brauchen.“
CEO | Blackpoint Consulting
„Mit Worksdone erfassen unsere Servicetechniker ihre Zeiten direkt auf der Montage per Sprache. Keine Zettel, kein Nachtragen und wir sparen jeden Tag wertvolle Stunden.“
Inhaber | Technitex Sachsen
„Es braucht kein langes Einführungsprojekt, keine komplexen Workflows – das hat mich überzeugt. Einfach starten und produktiv sein.“
CEO | eVergabe.de
„Was uns überzeugt hat, ist die Einfachheit. Kein kompliziertes Onboarding, keine Schulung, wir konnten sofort loslegen“
Inhaber | Palmstreetstudios
„Worksdone ist das erste Tool, das sich total intuitiv anfühlt. Ich rede mit der App oder klick kurz – die KI weiß komplett, was ich meine. Genau so muss Software heute funktionieren.“
CEO | Aerops
„Wir wollten kein kompliziertes ERP, das man erst studieren muss. Mit Worksdone läuft’s einfach – per Sprache oder mit wenigen Klicks – fertig.“
Inhaber | MILLER ARCHITEKTUR
Sicher & gesetzeskonform
Entwicklungs- und Server-Standort von Worksdone ist Deutschland.
Weitere Top-Features für dich:
Häufige Fragen
Kann ich Worksdone kostenlos testen?
Ja. Du kannst Worksdone 4 Wochen kostenlos testen und in Ruhe prüfen, ob es zu deinen Projekten, Kunden und Rechnungsprozessen passt. Wir stehen dir zudem jederzeit während deiner Testzeit zur Verfügung für Fragen. Jetzt testen >
Oder: Nutze die kostenfreie Online-Demo mit unserem Team, um dir alles zeigen zu lassen und direkt Fragen zu stellen. Hier geht’s zur Demo>
Mit unserem kostenfreien Umzugsservice kannst du zudem deine Daten bequem in wenigen Tagen nach Worksdone mitnehmen.
Was kostet Worksdone?
Worksdone startet ab 7€ pro Monat und Nutzer im Starter-Tarif.
Deine Vorteile:
- kostet nur so viel oder sogar weniger als ein Abo bei Spotify, Netflix, deinem Mobilfunkanbieter oder Fitnessstudio - oder einfacher gesagt: weniger als 1 Döner im Monat.
- Du bekommst den kompletten Flow für dein Business mit Funktionen aus den Bereichen Kundenmanagement, Vertrieb, Zeiterfassung, Finanzen, Projektmanagement und Personal inkl. unserer KI "Awi".
- ist damit bei größerem Funktionsumfang meist günstiger als andere vergleichbare Software
Die weiteren Preispakete für 19€ und 39€ enthalten weitere Zusatzfunktionen, die dir das Arbeiten leichter machen, z.B. Schnittstellen zum Steuerberater (DATEV), Kalender-Synchronisation, Aufgabenplaner, Abwesenheiten erfassen, geführtes Onboarding, uvm.
Mehr zu unseren Preispaketen erfährst du hier >>
Kostenlos testen: Du kannst das Ganze natürlich auf Herz und Nieren prüfen, ohne einen Cent zu investieren: 4 Wochen kostenlos testen >>
Deine Demo: Lass dir in einem Online-Meeting kostenlos alles zeigen und stelle deine Fragen direkt: Zur Demo >>
Was unterscheidet projektbezogene Zeiterfassung von normaler Arbeitszeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann jemand gearbeitet hat – Beginn, Ende, Pausen.
Projektbezogene Zeiterfassung dokumentiert zusätzlich, woran gearbeitet wurde: auf welchem Kunden, welchem Projekt und welcher Aufgabe die Stunde gebucht ist. Erst diese Zuordnung macht Stunden abrechenbar und Projekte kalkulierbar.
Der Unterschied in der Praxis:
- Arbeitszeiterfassung erfüllt die gesetzliche Pflicht nach Arbeitszeitgesetz und EuGH-Rechtsprechung. Sie sagt dir: Maria hat am Dienstag 8,5 Stunden gearbeitet.
- Zeiterfassung mit Projektzuordnung sagt dir zusätzlich: davon 5 Stunden auf Projekt A300 für Kunde Müller GmbH, 2 Stunden interne Abstimmung, 1,5 Stunden nicht abrechenbare Nacharbeit.
- Aus der zweiten Information entstehen Rechnung, Nachkalkulation und die Antwort auf die Frage, ob sich ein Projekt überhaupt rechnet.
Viele Zeiterfassungssysteme können nur eines von beidem sauber. Reine HR-Systeme erfassen Arbeitszeit ohne Projekttiefe, reine Projekt-Tools erfassen Projektzeit ohne rechtssichere Arbeitszeitdokumentation – und dann pflegen Betriebe beides doppelt.
Bei Worksdone ist es eine Buchung: Dein Team erfasst seine Zeit einmal, mit Projektzuordnung. Daraus entstehen gleichzeitig der gesetzeskonforme Arbeitszeitnachweis und die Grundlage für Abrechnung und Projektcontrolling.
Kann ich individuelle Stunden- und Tagessätze pro Projekt hinterlegen?
Ja. In Worksdone kannst du je Teammitglied einen internen und einen externen Stundensatz hinterlegen und kannst diesen pro Kunde, Projekt oder einzelner Buchung abweichend anpassen. Die erfassten Projektzeiten werden automatisch mit dem passenden Satz bewertet als Grundlage für Rechnung und Marge.
Konkret möglich:
- Externe Sätze für die Kundenabrechnung, interne Sätze für deine echte Kostenrechnung
- Abweichende Sätze für einzelne Projekte, wenn du einem Bestandskunden einen anderen Preis gemacht hast
- Unterschiedliche Sätze je Person – der Senior kostet den Kunden mehr als der Junior
- Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden getrennt ausweisen
- Zeiten pauschal oder nach Aufwand abrechnen
Der eigentliche Nutzen liegt in der Differenz: Weil interne und externe Sätze parallel laufen, siehst du nicht nur, was ein Projekt eingebracht hat, sondern was davon übrig geblieben ist. Genau die Zahl fehlt in den meisten reinen Zeiterfassungstools.
Kann ich Zeiterfassung und Projektmanagement in einem Tool nutzen?
Ja. Worksdone verbindet Zeiterfassung und Projektmanagement in einem System: Du legst Kunden, Projekte und Aufgaben an, weist sie deinem Team zu und buchst Zeiten direkt darauf. Eine Zeiterfassung mit Projektverwaltung erspart dir das doppelte Pflegen von Projektstrukturen in zwei getrennten Tools.
Was in Worksdone zusammenläuft:
- Kunden & Leads verwalten (CRM)
- Projekte und Aufgaben anlegen, Verantwortliche zuweisen, Fortschritt verfolgen
- Wochen- und Schichtplaner mit Drag & Drop, um Aufgaben auf Personen und Tage zu verteilen
- Projektzeiten direkt auf diese Aufgaben buchen – ohne dass jemand zweimal etwas anlegt
- Projekt-Reporting: abrechenbare Stunden, Budgetstand, Teamleistung je Aufgabe
- Teamübersicht mit Auslastung, Überstunden und Urlaubstagen
- Angebote, Rechnungen und mehr
Der typische Stack aus mehreren Tools bedeutet oft: Projektstruktur dreimal pflegen, Stammdaten dreimal aktuell halten, drei Abos zahlen. Bei Worksdone existiert das Projekt einmal und alles findet bequem an einem einzigen Ort der Daten-Wahrheit statt.
Wie funktioniert Zeiterfassung per Sprache?
Unsere KI-Assistenz Awi ist per Chat oder Spracheingabe verfügbar.
Du sagst Awi einfach „Buche heute 4 Stunden ab 13 Uhr auf Workshop im Projekt Launch A“. Awi legt die vollständige Zeitbuchung an, inklusive Kunde, Projekt, Aufgabe und Uhrzeit. Kein Formular, kein Menü, kein Nachtragen am Wochenende.
Das funktioniert in der App und im Browser in über 20 Sprachen und auch mit Dialekt.
Praktisch für alle, die unterwegs, beim Kunden oder auf der Dienstreise sind und nicht erst ein Formular ausfüllen wollen.
Zeiterfassung per Sprache ist bei Worksdone schon im kleinsten Tarif enthalten, nicht als Zusatzmodul.
Wie kommen meine bisherigen Daten zu Projekten nach Worksdone?
Über unseren Umzugsservice, sodass du nichts von Hand kopieren musst. Wir übernehmen Daten aus praktisch jedem System: Excel, Toggl, Trello, Notion, Odoo oder deinem bisherigen Zeiterfassungs- oder Projektmanagementprogramm.
Mitkommen können z.B. Kundenfirmen, Kontakte, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Leistungen, Stundensätze, Personaldaten und Dokumente.
Was sinnvoll ist, klären wir vorher gemeinsam. In der Regel ist der Umzugsservice kostenlos und häufig in einem bis wenigen Tagen erledigt. Umzug prüfen lassen ›
Sehen meine Mitarbeiter die Zeiten der Kollegen?
Standardmäßig nicht. Worksdone hat ein Rollen- und Rechtekonzept mit vorbereiteten Standardrollen, das du bis auf die Ebene einzelner Rechte anpassen kannst.
Ein Mitarbeiter sieht sein eigenes Dashboard mit seinen Buchungen und Abwesenheiten. Ein Teamleiter sieht sein Team. Die Geschäftsführung sieht alles. Vorausgesetzt, ihr wollt das so.
Das gilt auch für Awi: Der KI-Assistent kann ausschließlich das, was die Lizenz und die Rechte der jeweiligen Person erlauben. Wer noch feiner steuern will, nutzt die erweiterte Rollen- und Rechteverwaltung ab dem Advanced-Tarif.
Kann mein Steuerberater oder Lohnbüro Zugriff bekommen?
Ja, auf zwei Wegen.
Du lädst dein Steuer- oder Lohnbüro als eigenen Nutzer mit passender Rolle in dein Worksdone ein. Dann sieht es genau das, was es sehen soll, und nicht mehr.
Oder du arbeitest mit Exporten: Zeiten, Stundenzettel und Auswertungen gehen als Excel-, CSV- oder PDF-Datei raus.
Und falls dein Steuerberater selbst mit Worksdone arbeitet, kann er von seinen Mandanten direkt in deren Betriebe eingeladen werden. Das spart die monatliche Zettel- und Mailingrunde vor dem Lohnlauf.
Für welche Branchen und Unternehmensgrößen eignet sich die Projektzeiterfassung von Worksdone?
Worksdone ist eine Projektzeiterfassungssoftware für projektbasierte Dienstleister – von Freelancern und kleinen Teams über kleine Unternehmen bis zum Mittelstand.
Typische Nutzer sind Beratungen, IT-Dienstleister, Agenturen, Ingenieur- und Architekturbüros, Kanzleien, Coaches und Handwerksbetriebe.
Was diese Betriebe verbindet: Sie verkaufen Zeit oder kalkulieren auf Basis von Zeit. Ob die Stunde am Schreibtisch, beim Kunden oder auf der Baustelle entsteht, ändert nichts am Grundproblem – sie muss erfasst, einem Projekt zugeordnet und abgerechnet werden.
Branchenspezifisch heißt das:
- Beratung & Coaching: Zeiten automatisch aus Terminen übernehmen, Mandate sauber abrechnen
- IT & Software: Zeiten mit einem Klick buchen, statt den Flow für Verwaltung zu unterbrechen
- Agenturen & Kreative: Retainer und Projekte gegen Budget steuern, bevor die Stunden verbrannt sind
- Technik, Planung & Handwerk: Servicetechniker und Monteure erfassen Zeiten direkt vor Ort per Sprache oder App – ohne Zettel, ohne Nachtragen
- Ingenieur- und Architekturbüros: Leistungsphasen und Projekte präzise nachkalkulieren
- Freelancer & Kleinstunternehmen: eine Lösung statt drei Abos und vieler kostenloser Insellösungen, die nicht vernetzbar sind
Lass dir Worksdone jetzt im Demo-Call zeigen
30 Minuten, die sich lohnen:
- Alle Funktionen ansehen
- Passfähigkeit für dein Business klären
- Voller Support für deine Fragen
