Projekte & Aufgaben

Kapazitätsplanung

Deine Kalenderansicht für Team, Projekte und reale Verfügbarkeiten.

Engpässe vermeiden

Fristen & Pläne einhalten

Realistisch zum Kunden kommunizieren

Die Kapazitätsplanungs-Software für projektbasierte Teams, Dienstleister, kleine und mittelständische Unternehmen.

Rated excellent

800+ Clients

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Die Kapazitätsplanungs-Software für projektbasierte Teams, Dienstleister, kleine und mittelständische Unternehmen.

Engpässe vermeiden

Fristen & Pläne einhalten

Realistische Kommunikation zum Kunden

Kein Overload fürs Team.
Mehr Klarheit im Projekt.

Worksdone ist die Kapazitätsplanungssoftware für Dienstleister und Teams, die Aufgaben, Projekte, Zeitbuchungen, Abwesenheiten und Team-Auslastung nicht länger in getrennten Tools oder Excel planen wollen.

Übersichtlicher Wochenkalender

Auswertung Team-Auslastung

inkl. pro Person

Aufgaben & Projekte anlegen

Kalender-Synchronisation

Outlook & Google Calendar

Projekt- und Margenauswertung

Zeiterfassung inklusive

z.B. App, per Sprachbefehl uvm.

Personalakte & Abwesenheiten

Warnmeldungen für Projektleiter

So einfach funktioniert's:

Steuere dein Team zum Erfolg ohne Dauerüberlastung.

Aufgaben klar geplant

Haltet Deadlines ein, indem wichtige Tasks direkt im Planer landen:

  • Übersichtlicher Kalenderplaner
  • Projekte & Aufgaben strukturieren
  • Klare Verantwortlichkeiten
  • Aufgaben, Termine & Abwesenheiten im Blick
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Live-Auslastung im Blick

Worksdone zeigt dir die Auslastung deiner Mitarbeiter im Kontext der Woche.

  • Freie Kapazitäten pro Mitarbeiter erkennen
  • Deadlines einhalten
  • Überlastung früher sehen
  • Zusagen mit echter Teamverfügbarkeit unterlegen
  •  

Abwesenheiten sprengen keinen Plan mehr

Kein extra Tool nötig: In Worksdone fließen Abwesenheiten in deine Kapazitätsplanung ein. Damit aus „sieht machbar aus“ nicht wieder „aber der Kollege ist gar nicht da“ wird.

  • Bequem Abwesenheiten eintragen inkl. Freigabeprozess
  • Weniger Überbuchung durch vergessene Ausfälle
  • Verfügbarkeit realistischer planen
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Projektstatus Buchungen Budget

Projektstatus sichtbar statt Bauchgefühl

Mit der integrierten Zeiterfassung siehst du schnell, wann das Projekt im Plan ist oder aus dem Ruder läuft:

  • Ist-Soll-Vergleich für Projektbudget/zeit
  • Optionaler Überbuchungsschutz
  • Automatisierte Warnmails an Projektleiter

Aus Planung wird Abrechnungsbasis

Worksdone verbindet geplante Zeitbuchungen mit realer Zeiterfassung,  Auswertung und Rechnungen.

  • Arbeitszeit & Projektzeiterfassung in einem
  • 7 einfache Methoden zum Zeiterfassen für dein Team
  • Rechnungen und Tätigkeitsnachweise aus erfasster Zeit generieren
  •  
Erfasste Zeiten können automatisch in Rechnungen umgewandelt werden

Umstieg ohne Sorgen

Bequemer Umzugsservice für deine Daten

Starte mit unserem Umzugsservice für deine Daten voll produktiv bei Worksdone und spar dir das Einrichtungs-Chaos.

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Erlebe Worksdone live

In unserer kostenlosen 30-Minuten-Online-Demo zeigen wir dir alles und beantworten deine Fragen.

Warum zu Worksdone wechseln?

Das sagen unsere Kunden:

Sicher & gesetzeskonform

Entwicklungs- und Server-Standort von Worksdone ist Deutschland.

Weitere Top-Features für dich:

Häufige Fragen

Worksdone eignet sich besonders

  • für projektbasierte Dienstleister
  • kleine Unternehmen
  • KMU

….die Mitarbeiter, Projekte und Zeiten gemeinsam planen möchten.

Dazu gehören zum Beispiel:

  • Agenturen
  • IT-Dienstleister
  • Beratungen, Coaches, Trainer
  • Handwerksbetriebe
  • und andere Teams, die wissen müssen: Wer arbeitet wann an welchem Projekt?

 

Die Funktion ist besonders hilfreich für Unternehmen, die von einfacher Zeiterfassung zu echter Kapazitätsplanung wechseln wollen.

Ja. Du kannst Worksdone 4 Wochen kostenlos testen und in Ruhe prüfen, ob es zu deinen Projekten, Kunden und Rechnungsprozessen passt. Wir stehen dir zudem jederzeit während deiner Testzeit zur Verfügung für Fragen. Jetzt testen >

Oder: Nutze die kostenfreie Online-Demo mit unserem Team, um dir alles zeigen zu lassen und direkt Fragen zu stellen. Hier geht’s zur Demo>

Mit unserem kostenfreien Umzugsservice kannst du zudem deine Daten bequem in wenigen Tagen nach Worksdone mitnehmen.

Worksdone startet ab 15€ pro Monat und Nutzer im Starter-Tarif.

Deine Vorteile:

Die weiteren Preispakete für 19€ und 35€ enthalten weitere Zusatzfunktionen, die dir das Arbeiten leichter machen, z.B. Schnittstellen zum Steuerberater (DATEV), Kalender-Synchronisation, Aufgabenplaner, Abwesenheiten erfassen, geführtes Onboarding, uvm. 
Mehr zu unseren Preispaketen erfährst du hier >>

Kostenlos testen: Du kannst das Ganze natürlich auf Herz und Nieren prüfen, ohne einen Cent zu investieren: 4 Wochen kostenlos testen >>

Deine Demo: Lass dir in einem Online-Meeting kostenlos alles zeigen und stelle deine Fragen direkt: Zur Demo >>

Ja. Geplante Zeitbuchungen können später in echte Zeitbuchungen vom Mitarbeitenden freigegeben werden. Das ist ein wichtiger Vorteil gegenüber einer reinen Kalender- oder Excel-Planung. Du planst nicht nur abstrakt, sondern kannst die geplante Arbeit später in der Zeiterfassung weiterverwenden. So entsteht ein besserer Zusammenhang zwischen Planung, tatsächlicher Arbeitszeit und Projektsteuerung.

Das hängt von den Rechten der Person in Worksdone ab. Nicht jede Person muss automatisch die Kapazitäten anderer Mitarbeiter bearbeiten können. Typischerweise erhalten Teamleiter, Projektleiter oder Personen mit entsprechender Berechtigung Zugriff auf die Planung. So bleibt die Kapazitätsplanung steuerbar, ohne dass jeder im Team alles verändern oder einsehen kann. 

Schichten oder Einsätze kannst du in Worksdone als Aufgaben oder geplante Zeitbuchungen anlegen und Mitarbeitenden zuweisen. Die Mitarbeiter sehen diese Einträge dann im Kalender, und die Zeiten können gleichzeitig mit der Arbeitszeiterfassung verbunden werden. Für einfache Einsatz- oder Wochenplanung reicht das aus.

Worksdone ersetzt aber aktuell keine spezialisierte Schichtplanungssoftware. Wenn du eine Monatsansicht über alle Mitarbeiter, automatische Schichtrotation, Personalkostenauswertung, Schichttausch, Zuschlagsberechnung oder komplexe Dienstplanlogik brauchst, ist ein klassisches Schichtplanungs-Tool vermutlich passender. Worksdone ist stärker für projektbasierte Kapazitätsplanung, Ressourcenplanung und Zeiterfassung gemacht, wächst aber regelmäßig an Funktionen. Prüfe daher die aktuelle Testversion.

Klassische Personaleinsatzplanung ist häufig auf Schichten, Standorte, Dienstpläne und Personalbedarf ausgerichtet.

Worksdone denkt stärker aus Sicht projektbasierter Teams:

  • Welche Mitarbeiter arbeiten wann an welchen Aufgaben oder Projekten?
  • Wie stark sind sie ausgelastet?
  • Welche Abwesenheiten beeinflussen die Planung?

 

Deshalb passt Worksdone besonders gut, wenn du keine komplexe Schichtplanung brauchst, sondern eine einfache Kapazitätsplanung Software für Mitarbeiter, Projekte und Zeitbuchungen suchst.

Excel und Kalender reichen oft für den Start, werden aber schnell unübersichtlich.

  • In Excel fehlen Live-Daten, Rechte, echte Verfügbarkeit und eine direkte Verbindung zur Zeiterfassung.
  • Ein Kalender zeigt Termine, aber nicht automatisch, wie stark ein Mitarbeiter ausgelastet ist.

 

Worksdone verbindet Wochenplanung, Abwesenheiten, geplante Zeitbuchungen und Auslastung in einer Ansicht. Dadurch wird Planung verlässlicher und weniger abhängig von manueller Pflege. Zudem unterstützt Worksdone euch darin, Daten DSGVO-konform zu bearbeiten.

Die Kapazitätsplanung von Worksdone eignet sich besonders für projektbasierte Dienstleister. Dazu zählen Agenturen, IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Coaches, Trainer, Handwerksbetriebe und ähnliche KMU.

Überall dort, wo Mitarbeiter auf Kundenprojekte, Aufgaben oder geplante Tätigkeiten verteilt werden, hilft Worksdone dabei, freie Kapazitäten, Abwesenheiten und Überlastung schneller zu erkennen.

Lass dir Worksdone jetzt im Demo-Call zeigen

30 Minuten, die sich lohnen:

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